Как правильно составить запрос на товар

Официальный запрос на товар является важным документом в деловой переписке между поставщиком и покупателем. Рассмотрим правила составления эффективного коммерческого запроса.

Основные элементы запроса на товар

Пошаговая инструкция составления

1. Укажите исходящий номер и дату составления запроса
2. Заполните полные реквизиты вашей организации:
   • Наименование компании
   • Юридический адрес
   • Контактные данные ответственного лица
3. Четко сформулируйте предмет запроса:
   • Наименование товара
   • Код/артикул по каталогу поставщика
   • Требуемое количество
4. Укажите желаемые сроки поставки
5. Попросите предоставить коммерческое предложение

Образец структуры запроса

Рекомендации по оформлению

• Используйте официальный бланк организации
• Составляйте запрос на фирменном бланке
• Указывайте контактные данные для обратной связи
• Прикладывайте спецификацию при большом ассортименте
• Подписывайте уполномоченным лицом

Способы отправки запроса

1. Электронная почта с прикрепленным файлом
2. Через систему электронного документооборота
3. Официальное письмо с уведомлением о вручении
4. Факс (если это принято в вашей отрасли)

Типичные ошибки при составлении

Дополнительные документы

• Спецификация с полным перечнем позиций
• Техническое задание для нестандартных товаров
• График поставок при долгосрочном сотрудничестве
• Реквизиты вашей компании для выставления счета

Заключение

Грамотно составленный запрос на товар ускоряет процесс согласования условий и минимизирует недопонимание между сторонами. Четкое указание всех необходимых параметров товара и коммерческих условий позволяет получить точное коммерческое предложение в кратчайшие сроки.